企业档案管理

  公司里对职员的档案管理需要注意哪些(我只知道保密和安全),管理档案的人员需要具备什么条件,怎样管理?比如像职员离职等情况档案又改怎样处理等?...

  公司里对职员的档案管理需要注意哪些(我只知道保密和安全),管理档案的人员需要具备什么条件,怎样管理?比如像职员离职等情况档案又改怎样处理等?

  八. 每年要清理一次档案,对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时寻取补救措施,确保档案的安全。

  1、公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司人事部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

  3、公司档案管理员按照国家有关规定,以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作,负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

  4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

  5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

  1、凡是反映公司开发、经营、企业管理及项目建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

  3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关企业须保留的,人事部保存复印件(但必须注明原件用途)。

  4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

  5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复,属付款性质的,由财务部保存原件;属人事问题的,由人事部保存原件;属于其他问题的,由综合管理办公室保留原件。其他重要报告,在企业资料归档范围内的,连同有关资料由经办人整理后移交综合管理办公室统一归档。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

  6、由公司对外签订的经济合同,应保留两份原件,主管经理保存一份,财务部。特殊情况只有一份原件时,由财务处保存原件。

  3、科学地编制分类法,根据分类法编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便提供利用。

  8、经确定需销毁的档案,由档案管理人员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

  2、借阅部门保管的档案材料,须经档案所属部门负责人批准。借阅非本部门经办的档案材料,须经人事部处长批准。阅档必须在办公室及指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经人事部主管批准。

  4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经人事部长报经理批准。

  5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

  6、借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究借阅当事人责任。

  企业的电子文档管理还是要用专门的工具,我们公司在用的优米云盘档案管理系统,可以将企业的电子档案存储在公司内部的服务器上,管理员给用户设置单独的访问权限,权限类型很多,根据用户的需求灵活设置。职员离职的情况下,可以将用户设置为离职状态,改离职员工的之前的数据资料都是存储在系统中的,如果其他用户需要还是可以继续使用。

  展开全部之前我们公司的档案管理就像楼上介绍的那样,走着比较传统的流程,做着较为繁琐的工作。看了下这条知道的日期,是09年的贴,现在是15年,从那时到现在,关于企业资料的管理,我经历过最初期的档案柜、之后的OA、到现在的亿方云。不得不说近几年企业办公这一领域的不断发展进步,工作上面确实也便捷了很多。档案柜和OA,就不再多说了,这个时代,除非是一些很传统的公司,不然应该很少会有公司还会用档案柜和OA来存放、管理资料了吧。

  说下我们公司现在用的云存储产品亿方云,功能上面做的比较全面,类似国外的box,听说他们CEO就是box的创始人之一,所以相较国内的一些云存储产品来说会比较占优势,产品理念也先进一些,总体来说还不错,如果还在使用传统方式管理企业文件的,可以去了解下。

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