公司档案分类

  公司档案分类 根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别: 一般有以下几类: 一、文书档案: (1)党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青 团工作、协会工作等; (2)行政管理类:行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医 疗卫生、后勤福利、外事工作等 (3)经营管理类:经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等 (4)生产管理类:生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环 境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同 等 二、科技档案 (1)产品文字材料:各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大 纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等 (2)科研文字材料:各种合同(协议书) 、任务书、科研报告、调查报告、开题 报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等 (3)基建文字材料:各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概(预、决) 算、检验分析材料、施工图样等 (4)设备文字材料:各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图 样等 三、财务档案 会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。 四、人事档案 职工的招聘、履历、培训等 五、电子档案 计算机磁带、磁盘和光盘等 六、声像档案 照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等 企业档案的分类立卷办法 代 字 A J W 类目名称 文书档案类 基本建设类 实物档案类 代 字 C x T 类目名称 会计档案类 声像档案类 专题档案类 (一) 文书档案的分类整理 1、归档原则 遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判定文件的保管期限, 适应新技术应用的需要,便于保管和利用。 按照归档范围的规定,凡应归档的文件必须齐全完整。 2、归档整理程序 以件为归档单位,逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步 骤进行。 “件”的含义: 2.1 单份文件,一份文件为一件; 2.2 各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件; 2.3 正本与定稿、正件与附件合为一件; 2.4 文件处理单(表)与被处理文件合为一件; 2.5 来文与复文合为一件,如果分属不同年度的可分开归档。 3、分类 按年度---部门---保管期限逐级进行分类。 由文件的形成日期决定该份文件的归档年度, 即文件的归档年度可与文件内容所 针对的年度不一致。 4、装订 4.1 去掉原来文件上会生锈的金属物,用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重 新将文件订(粘)合。装订时正本在前,定稿在后;复文在前,来文在后。在每 页的右下角(背页的左下角)编页码。 各单位可自行尝试不同的装订方法,但所选的装订材料不能生锈,不能对纸张产 生直接或间接的损害。 4.2 凡文件尺寸大于 A4 纸规格的,要按 A4 纸规格进行折叠或裁剪,小于 16 开 规格及破损的要进行托裱,对字迹模糊的文件要进行复制。 4.3 在该份文件的正文输入计算机之前,不宜用乳胶或缝纫机来装订(因为会 影响以后将该文件拆订、扫描)。 5、排列 先将归档文件材料按保管期限分开,同一保管期限的文件材料,按照时间先后排 列,并且尽可能将关系密切(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的) 文件材料排列在一起。 6、编号 6.1 在每件档案首页上方的空白处加盖档号章(格式见附图 1),并填写有关栏 目的内容。 6.2 档号章的项目及填写内容: 类别号:文书档案的类别号为 A。 期限:即保管期限,分两类,填写“长久”或“短期”。 年度:该份档案实际形成的年度,以四位阿拉伯数字标公元纪年。 机构:不分机构编档号的单位此栏可不填。 件号:以年度为界线,档案在同一保管期限中的排列顺序号;同一年度、同一保 管期限的档案只编一个流水号,件号不得重复。 6.3 在每年归档工作结束后,如发现有其它应归档文件材料未归档,可将该文 件排在已归档文件之后编号归档。 7、装盒 7.1 档案编号后,要按照编号顺序装入档案盒(新格式),并在盒的脊背填写 “档号”。(样式见附图 3)。每一个档案盒内只能装入同一年度、同一部门、 同一保管期限的文件。 7.2 填写盒内文件备考表。 盒内文件情况说明:主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说 明的情况,如无上述情况,可暂不填写。 整理人:填写本盒文件材料整理归档人姓名。 日期:填写归档的年、月、日。 8、编目 8.1 编制《档案目录》 8.1.1《档案目录》由“目录夹封面和脊背”、“归档情况登记表”、“归档 说明”、“归档文件目录”四部分构成。 8.1.2“目录夹封面”(格式见附图 4)内容应包括单位名称、单位代码、类 别、机构、期限、年度等六个基本项目;“目录盒脊背”(格式见附图 2)项目 由单位代码、类别号、机构、期限、年度等五个基本项目组成。 8.1.3“归档情况登记表”(格式见附图 5)内容包括:年度、保管期限、件 数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。不同的保管期限分开不同的登记 表填写。 8.1.4“归档说明”的内容包括:本年度立档单位主要工作概况,本年度内设 机构及主要领导人变化情况;本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文 件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等)。 8.1.5“归档文件目录”(格式见附图 6)应包括以下基本项目:件号、责任 者、文号、题名、日期、页数,需要时还可增加其它项目,如“文件格式”。 件号:参见 6.2。 责任者:制发文件的组织或个人,即文件的署名者或发文机关。 文号:文件的发文字号。 题名:即文件的标题,一般应照实抄录。原文没有标题的应当加拟标题,外加 “[ ]”号;原文有标题但不能说明文件内容的,应重拟标题,重拟标题外加 “ [ ]”号,附于原标题之后。 日期:指文件形成的日期。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、 月数字的右下角加“.”号或“-”号,以四位阿拉伯数据表示公元纪年。 页数:指每一份归档文件本身的有效页面数。 文件格式:指归档文件对应的电子文件格式,如:doc、xls、ppt、jpg、txt、 wps、pdf 等。 8.1.6 各种保管期限的归档文件目录,按不同的保管期限分开装订在不同的目 录夹,连年续订,直到该目录夹装满。 8.1.7“归档文件目录”应一式二份,其中一份移交图书档案中心。 8.2 编制其它检索工具。各单位应根据实际需要,选择编制一些其它的档案检 索工具, 如“文号档号对照表”、 各种常用的专题目录等, 以方便日常手工检索。 9、电子文件管理 9.1 各单位档案室日常在收集应归档纸质文件的同时,要收集对应的电子文件, 对电子文件进行集中统一保管,并建立相应的移交电子文件签名确认制度,以确 保电子文件的线 图书档案中心要采取适当措施,确保机读目录和电子文件的安全,要及时 用光盘或磁带机等进行备份,要求至少备份两套,一套用于封存保管,一套供查 阅使用。 9.3 各单位统一使用图书档案中心(以下简称中心)设计的档案管理系统,统 一将数据传送到中心的档案数据库服务器, 中心为每个单位建立一个单独的数据 库以确保数据的保密性。另外中心应定期对各单位的档案数据进行汇总。 9.4 处理电子文件,应使用 WPS OFFICE 或 MS OFFICE,形成通用的电子文件格 式,如 doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf 等;扫描原文的电子文件格 式为:jpg。 9.5 为方便以后利用计算机进行全文查阅,要求各单位在进行电子文件导入时 在“备注”栏填写此份电子文件的关键字。 档案管理系统在执行文件导入时会自 动将文件全文写入数据库,同时会在本机的指定目录留下文件副本,其文件名与 档号相同。 9.6 一般情况下,图书档案中心使用一套数据库副本供查阅,另一套数据封存 且不得外借。