公司档案管理的重要性是什么呀 ?

  1、档案管理是行政管理工作的一部分,它为企业的各项规章制度的制定提供了管理的参考依据,况且想要制定有效的管理制度就需要依靠档案来进行参考,因此档案在某些方面为管理工作提供了决策的依据。

  2、档案详细真实地记录着企业的各种业务往来,它是有凭证和参考作用的。这种业务记录为企业的管理提供了各种管理数据,各种项目上的档案整理会给整个企业的运营提供了促进的作用,也能不断地提升项目的盈利和管理水平。

  3、档案是与企业文化息息相关的,它是企业文化的重要组成部分,它见证着企业的发展历程,为企业的发展做好记录;同时它也是企业精神文化与价值观的一种体现,记录着企业的各种文化氛围,一张张真实的照片,一段段真实的影像,都是企业真实的回忆,也是企业员工的珍贵经历,它凝聚着企业的向心力,因此它在企业文化中有着无可取代的作用。

  4、档案的真实性决定了它是证据提供的有力数据,它真实地记录着当事人在何时、何地进行了何种的业务活动,是最真实的反映者,它能保护企业与员工的利益不受到损害,在法律上得到保证,也使得各方面的责任更加明确,减少不必要的纠纷。

  5、档案其实是一种教育资源,它在企业对员工进行培训时可以用作教材与参考资料,只因它是真实的记录和反映,它对比其他的资料来说更加具有说服力,也更能让人信服,尤其是其中记录的真实案例。

  档案管理是一项管理性的工作,服务性的工作,政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富,档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用,它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业,所以是管理性的工作。

  但是档案管理系统不是孤立的,而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务,是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动,但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要,仍具有服务性。

  在社会历史的各个阶段,档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务,否则就不会存在,也难以发展。在阶级社会中,档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益,为一定的统治阶级所掌握,为一定阶级的经济、政治和文化服务,这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

  由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益,所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求,一部分档案不对外开放,而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。

  进行档案管理工作,要遵循集中统一管理国家档案,维护档案的完整与安全,便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存,并制定统一的法规进行管理。

  一是从数量上要保证档案齐全,不致残缺短少;二是从质量上要保持档案的有机联系,不能人为割裂分散或零乱堆砌。

  一是力求档案本身不受损坏,尽量延长档案的寿命;二是保护档案免遭有意破坏,档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的,也是检验档案管理工作的一个标准。

  档案是历史的见证,都反映一定的历史事实,不允许任意篡改或修正,所以维护档案的真实性,保持档案的原貌,也是档案管理工作必须遵循的原则之一。

  档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一,在构成整个社会的科学能力中占有重要地位,成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义,对整个社会也有意义,不仅具有当前的、现实的意义,也具有长远的、历史的意义。

  档案作为一种信息资源,作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作,同时作为与企业同步发展的无形资产,在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理,是企业必须做好的一项基础性工作,在企业发展的同时档案工作不被削弱,建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系,使得档案工作的发展不置后于企业发展速度,它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件,对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。传统的企业文件档案管理模式,是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容,以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要,而且也十分可行。然而,伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用,企业对其所需信息的控制,已经开始从库房管理模式转向资源管理模式,信息管理的要求和具体实施,已经渗透到企业活动的方方面面。■ 由于大部分企业在其自身的信息自动化建设中一般采取的是由局部到总体的工作线路,普遍缺少总体规划,所以往往容易导致各个管理系统之间标准不一,接口不顺,连动不灵,传递不畅;同时,不少企业在开展信息自动化建设过程中,过分依赖自动化管理的技术系统,缺乏对数据质量与系统功能之间辩证关系的正确理解,经常导致自动化管理体系与手工管理并行,甚至相互掣肘的尴尬局面。上述情形,常常使企业的计划、决策、指挥、生产、经营等项工作处于各行其是,互不沟通的状态,很容易导致管理混乱,重复投入,工作成本无意义提高等问题的出现。现代新兴的档案管理理念是以比较规范的企业文档管理为基础,通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设,信息流动渠道的设计与关键环节确定等项具体工作,借助于信息自动化管理平台,实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能,提高信息利用的效率,将企业信息管理的事后模式,改造为企业信息资源培植与管理的即时模式,充分实现企业信息在企业活动中应有的支持作用。

  展开全部企业档案是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像材料等不同形式的历史记录。是企业生产经营和管理的重要依据,是企业经营和发展过程中的宝贵财富。

  1、档案可准确反映企业的成长历程:一个不想成长的企业是不需要档案的,但一个企业要想不断发展壮大是永远都脱离不了“档案”这两个字。档案记录着企业成长的点点滴滴,何时开业,何时盈利,何时扩张,战略目标,重大会议,改革改制,干部任免,人员变动等方方面面都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡,原因何在,也可以从中找到规律和解答。

  企业做决策、出方案,往往都要查找历史数据,进行同比分析或方案对比,没有档案就无法进行。档案管理良好的企业,死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。

  档案管理好的企业需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,不需要临时抱佛脚,打乱正常工作,也不需要像演员彩排似的,劳命伤财,准备道具、背景。档案管理好的企业,宣传资料真实可信,对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。

  很多企业员工进来时一张表,出去时还是一张表。更有甚者,这个员工一走,这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这实在是大错特错的事。人事部门对于已经离职的员工档案应该定期移交档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人,说不定哪一天企业的员工成了名人,他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张,但并非没有可能。人事部门应该加强员工档案管理,每年补充、更新员工档案内容,准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年,档案就应该记载多少年的主要成长历程。企业人事档案应该成为员工成长的断代史。