企业档案该如何整理?

  我刚进一家私企,主任让我做人事兼档案整理,这两方面我都没有经验,这几天我正在整理档案,由于之前公司没有专门的人来管理档案,档案放的很乱,很多都是很多年份很多资料放在一个文...

  我刚进一家私企,主任让我做人事兼档案整理,这两方面我都没有经验,这几天我正在整理档案,由于之前公司没有专门的人来管理档案,档案放的很乱,很多都是很多年份很多资料放在一个文件袋了,但是我又不知道该不该分开,公司的文件资料还很多,真不知道该如何下手整理,跪求有经验的人士给点建议,非常谢谢!

  展开全部你好,我也是非档案学出身的,刚到现在的单位不久,主管让我做档案方面的工作,这是我搜集的一些资料,希望对你能够有所帮助。企业档案工作规范4 档案工作原则4.1 企业档案是企业资产的重要组成部分,企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。企业档案工作应以统一管理为原则,坚持资源整合和资源开发。4.2 企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作,为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务,满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。

  4.3 企业档案管理的方法与技术应适应企业生产、经营和管理发展的需要,并以档案管理信息化为发展方向。

  企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。

  根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案,行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。

  5.2.1.2 将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及工作职责和有关人员岗位职责,并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核。

  5.2.1.3维护和确保档案真实、安全,预防突发事变及灾害的发生,并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、设备保障。

  5.2.2.1 贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。

  5.3.1 分管档案工作的企业领导,统一领导本企业的档案工作,负责审查批准档案工作规划、计划,对企业依法开展档案工作负总责。

  5.3.2 各部门或项目档案工作的负责人,负责审核本部门或项目档案工作计划,对本部门或项目归档文件材料的齐全、完整、准确负责。

  5.3.3 文件形成者应对归档文件材料的准确性、有效性负责,并按规定向本部门或项目专兼职档案人员移交。

  5.3.4 各部门、项目及专项工作的专兼职档案人员负责收集、整理本部门或项目归档的文件材料,并按要求做好文件材料的移交工作,对文件材料的归档质量负责。

  5.3.5 档案部门的档案人员,负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供利用工作,监督、指导各部门和项目文件材料的归档工作,对所属单位档案工作进行监督、指导与检查,对档案管理工作质量负责。

  企业应配备遵纪守法、忠于职守、具有档案专业及相关专业知识的人员从事档案工作。档案人员应保持相对稳定,符合专业技术或管理人员要求。

  企业应将文件材料收集、归档及档案管理要求纳入到企业相关的管理制度中,同时将企业档案工作规定、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等作为企业管理制度的重要组成部分。

  6.1.1.1企业在制定产品开发、科研管理、设备管理、基建工程管理等制度中应提出相应的文件材料收集、归档及档案管理要求。

  6.1.1.2档案工作规定是企业档案工作的基本要求。其主要内容应包括:档案工作原则及管理体制,文件材料的形成、积累与归档要求,档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用要求,资产与产权变动档案的处置原则,解释权限等,规定中应明确体现“三纳入”、“四参加”、“四同步”的要求。

  6.1. 1.3 档案工作责任追究制度应对相关岗位和人员违反文件材料收集、归档及档案管理要求,发生档案泄密、造成档案损毁等行为提出责任追究和处罚措施。既可单独制定,也可纳入到相关的管理制度中。

  6.1. 1.4 档案管理应急预案,对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施,包括组织结构、抢救方法、抢救程序和转移地点。

  根据档案工作各环节需要,制定相关制度。其中文件材料归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子文件管理、科技档案补充更新等制度等需要其它部门配合档案部门贯彻实施;档案保管、统计,档案管理系统操作,库房管理等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施。

  6.1.2.1 文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施。

  6.1.2.4 利用制度应明确档案提供利用的方式、方法,规定查(借)阅档案的权限和审批手续,提出接待查(借)档案的要求。

  6.1.2.6 电子文件管理制度应对本企业计算机应用系统中形成的电子文件、数据库提出归档、管理和利用要求。

  6.1.2.7 科技档案补充更新制度应明确科技档案补充更新原则,补充更新程序和方式、违规处罚原则。

  6.1.2.8 档案保管制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件,特殊载体档案保管方式,档案进、出库房要求;对受损档案的处置原则和要求。

  6.1.2.10 档案管理系统操作制度应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。

  6.1.3.3 各门类档案管理标准应明确不同载体、不同类别的档案收集、整理操作程序和保管条件。

  6.2.1 企业应依据国家档案法律法规及标准要求,结合本企业实际,提出制订档案工作制度方案,并将档案工作制度的制订程序纳入到企业规章制度的制订程序中。

  6.2.3 根据有关规章和标准规范的调整,并结合本企业实际需要,依程序对档案工作制度进行补充和修订。

  企业应推行部门、项目及专项工作的文件材料整理、归档责任制。根据归档范围、按照归档要求、在规定的时间内由各部门、项目及专项工作对文件材料整理后向企业档案部门归档。

  7.2.1.3本企业派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料。7.2.1.4 本企业所属单位(包括投资的全资、控股、参股企业)应向本企业提交的文件材料。

  7.2.2.1 党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

  7.2.2.2 产品生产或业务开发、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。

  7.2.2.3 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。

  7.2.2.5 电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。

  7.2.2.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档,或与相应内容的其它载体归档时间一致。

  7.2.2.7 更新、补充的文件材料;企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;企业产权变动过程中形成的文件材料;其他临时活动中形成的文件材料等,应做到随时归档。

  7.2.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。

  7.2.3.4 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

  7.2.3.5 两个以上单位合作完成的项目,在无合同、协议要求情形下,主办单位保存全套文件材料,协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

  7.3.1.1承办部门将核对无误的《档案移交(接收)登记表》(参见附录A图A1)随同归档文件一起向档案部门移交。

  7.3.1.2 档案部门接收档案时,要认真核对《档案移交(接收)登记表》,并检查整理质量。移交清册双方各保留一份。

  7.4.2.1 企业应以本企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合档案形成特点,制定统一的分类方案。

  7.4.2.2 分类方案应保持相对稳定性和可扩充性,同时附分类说明。分类层次不宜过多,一般为三级。

  7.4.2.3 根据分类方案设定类别符号。可采用汉字或阿拉伯数字或英文字母或拼音字母或其中两种混合方法设定类别代号。

  7.4.2.4 明确全宗内档案排列方法。全宗内档案按分类方案分别集中、归类,类内档案按类目条款顺序依次排列。

  7.4.2.6 全宗号由企业根据本企业产权变更情况自行设定。需向国家档案馆移交的档案,其全宗号由该档案馆另定。企业可对所属单位的档案设定全宗号。

  全宗卷是档案部门在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

  7.4.3.2 全宗卷的主要内容有:档案收集工作中形成的接收、移交目录、记录、说明;档案整理过程中形成的分类、档号编制方案、说明;档案鉴定工作中形成的档案鉴定委员会(组)名单、保管期限表、鉴定意见、销毁档案的请示与批复、销毁清册;档案保管工作中形成的安全记录、重点档案的保护措施、受损档案的抢救与修复情况;档案统计工作中形成的反映档案收进、移出情况、档案利用情况、馆藏档案基本情况等管理台账;档案利用工作中形成的全宗指南(介绍)、利用权限说明、档案利用典型实例等;档案信息化工作中形成的软件说明、操作手册、数字档案馆(室)和档案数字化情况说明等。

  7.5.1.2 对一些不利于档案保管的纸制材料和字迹,应以复印或加膜等方式保护。对一些不利于档案保护的包装物应去除。

  7.5.2.1 库房管理要采取防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防高温、防尘、防虫等措施。区分载体控制库房温度和相对湿度。

  7.5.2.2 库房应保持卫生清洁。坚持温湿度登记(登记表参见附录A图A2),温、湿度应符合各类载体的保管要求。

  7.6.1.1 从企业、国家和社会角度判断文件材料对现实和今后工作的依据、参考价值以及对历史研究的价值。

  7.6.2.1 企业档案鉴定委员会(组)应对已满保管期限的档案进行鉴定。其中已无保存价值的应进行审核,需继续保存的应重新划定保管期限。

  7.6.2.2 保管期满确无保存价值的档案应登记造册(销毁清册参见附录A图A3),经企业法人代表批准后进行销毁。

  7.7.2 日常统计工作要有台账,主要内容包括:档案馆藏情况统计;档案利用情况统计;档案人员情况统计;档案设施、设备情况统计;档案销毁情况统计等。

  7.8.1 根据保密规定和知识产权管理要求,设定利用者权限。超越权限的利用必须按相关规定审批。

  7.8.2 利用档案应按规定登记(借阅登记表参见附录A图A4)。利用效果突出的应进行登记。(利用效果登记表参见附录A图A5)

  7.8.3 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子版本档案。

  7.8.5.1 对档案信息进行分类汇总,形成专题汇编,如规章制度汇编、专题文件汇编、荣誉证书集等。

  7.8.5.2 对档案信息进行综合整理,形成专题材料,如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、设备的更新换代、市场的变化等。

  7.8.5.3 对档案信息进行分析研究,形成有一定深度的编研成果,如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。

  8.1.1 档案信息化的总目标是档案管理现代化、档案信息数字化,档案利用网络化。实现档案管理系统与企业各信息系统衔接。

  8.2.1 企业各信息系统生成的文本、图形、图像电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体电子文件及数据、数据库的归档范围可根据需要确定。

  8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息,以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。

  8.2.4.1 物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上后,向档案部门移交。有网络传输和介质传递两种方式。网络传输既可实时进行,也可定期完成。介质传递宜定期完成。

  8.2.4.2 逻辑归档是在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现电子文件向档案部门的移交。逻辑归档应实时进行,并定期进行物理归档。

  8.2.6 加密的电子文件归档时应解密,必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

  8.2.7 电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性,归档前由形成部门负责,归档后由档案部门负责。

  8.3.1 纸质档案和照片档案数字化的要求:扫描分辨率参数大小的选择,以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准;采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用 TIFF(G4)格式存储;采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,一般采用JPEG格式存储;提供网络查询的扫描图像,也可存储为PDF或CEB或其他格式。

  8.3.2 声像档案数字化的要求:音频档案数字化形成的电子文件格式应为MP3或WAV,视频档案数字化形成的电子文件格式应为MPEG或AVI。

  8.4.2 利用网络技术,将数字化后的非电子档案和各信息系统中归档的电子文件根据利用权限及时有效地提供利用。

  8.4.6 企业各业务系统的开发与实施应有档案部门的参与。各业务系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。(各业务系统与档案管理系统的关系参见附录B)

  8.5.1 应具备数据管理、整理编目、检索查询、数据统计、安全保密、系统维护等基本功能,并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。

  8.6.3 本标准推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘、闪存等。

  8.6.4 脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签,电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。

  8.6.5 存储在脱机载体上的电子档案应一式三套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用。

  8.6.7 存储电子档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。

  8.6.9 超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁,按照纸质档案的有关规定执行。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。

  9.1.1.3 档案库房符合防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防有害气体等有关要求,库房照明应采用冷光源荧光灯。

  独立的档案管理楼宇或档案馆,可视工作需要设立档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。

  9.2.2.3 独立的档案管理楼宇或档案馆还应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控等设备。

  展开全部一、档案管理指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。二 、文件点收文件结案移送归档时,依如下原则点收:检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。三 文件整理1、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

  1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。

  2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

  3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。

  4、每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。

  6、有的也可按照时间,如外来文件、公司内部文件,财务资料等,以及工商变更信息,章程变更信息等

  1、档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容 性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。

  2、各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

  3、档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名 称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

  4、档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

  3、档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主 要类别,编列档号。

  4、档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订则填写于右上角。

  1、归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。

  1.永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。

  2、10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

  1.管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。每年年度更换时, 依规定清理一次,已届保存期限者,得予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,必 要时向主管官署报备,并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁之日期。

  企业管理最好把所有资料予以扫描,做成电子文档。档案目录与纸质一致,查找方便。且可以无纸化办公,联合OA软件快速方便。