公司档案资料管理办法

  金自天正管理制度 17594787.doc 公司档案资料管理办法 (试行) 试行) 一、目的 为加强公司档案管理工作,规范公司资料、文件保管程序,保护公司的知识 产权和保证各种资料的完整性,并符合 ISO9001 质量体系的规范要求,根据《中 华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定,特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理,其 中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有 归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 公司设立档案资料室,负责全公司各类档案、资料的管理,隶属于公司办公 室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管 理。 四、档案归档 1.归档要求 归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、 装订好 的原始记录。合同要存正本,公司文件及外部文件应归档原件,一般不存复 印件。文字、图纸与软件(盘)同存时,应保持一致。属于 ISO9001 质量体 系的受控文件应填写受控编号。 归档的文件和资料要求质量优良, 图样清晰, 字迹工整, 装订整齐美观, 禁用字迹不牢固的工具书写。 对软盘、光盘、声像、照片等资料,归档时要有保护措施,包装良好, 封面书写标题及编号,无涂改。 凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等,各部门有责任及时归 档。因归档不及时造成资料损坏或丢失,给公司利益造成损害的,有关部门 须承担责任。 归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的, 由归档部门与档案室拟定 第 1 页 10-12-4 JT-GS-05 金自天正管理制度 17594787.doc 保密级别和限制查阅使用范围。 2.归档时间 工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档。各类管理文件、产 品标准、技术文件每一年年末归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资 料应及时归档。 3.归档程序和手续 各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交 (接收)登记》 ,属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》 ,经档 案室和归档部门双方当面清点签字后备查。对不完整、不准确或不符合存档 要求的各类档案,档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手 续。同一项目的成套资料在归档时要有资料目录,并按要求提供《图纸资料 存档清单》 。 4.归档责任部门 公司下发行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司 办公室负责。 各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。 技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由 相关事业部负责。 5.归档范围 工程类(见附件二) 研发类(见附件三) 产品生产类(见附件四) 管理类(见附件五) 其他类 6.管理文件和资料的归档 凡正式发文的公司文件按发文序号归档,不得缺少。 公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档, 以保证 借阅人员能使用更新后的有效版本。 7.技术文件和资料的归档 (1) 凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、 第 2 页 10-12-4 JT-GS-05 金自天正管理制度 17594787.doc 各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。 (2) 研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档,实行项 目负责人负责制,由项目(或技术)负责人主持有关文件资料的整理、归档 工作。项目(或技术)负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和 真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组,对归档资 料进行技术审查并签署意见,确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料 送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、 完整性负责。 (3) 档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后,书面通知管理规 划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。 五.档案和资料的保管 档案和资料的保管 技术文件和资料属于公司专有技术、 知识产权和无形资产的 1. 各种管理、 重要组成部分,要严格管理,严防因失密给公司造成损失。 2. 管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理,文件 与资料必须编号。 3. 档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据,档案资料 室必须确保安全。 (1) 健全借阅审批、登记制度,严防文件资料损坏、丢失。未经许可不 得复制、使用保密档案。 (2) 做好“五防”工作,即:防火、防盗、防晒、防潮、防虫。 (3) 档案室内要经常打扫,保持清洁卫生。 (4) 室内严禁吸烟,不得将易燃、易爆物品带入室内。 (5) 工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。 六、档案资料的使用 1. 公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有 严格的查阅限制,其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、 技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制,复制借阅要 经归档部门负责人同意,公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项 目资料列入秘密级别管理。 无密级档案资料, 公司内部职工可以查阅、 复制、 借用,但需进行登记备案。 第 3 页 10-12-4 JT-GS-05 金自天正管理制度 17594787.doc 2. 查阅档案资料,需执行档案资料保密规定,并做查阅登记。本公司员工 可查阅本职工作范围的档案资料;如要查阅非本职工作的档案资料,需经档 案归档部门负责人同意,公司办公室批准;公司外部人员查阅档案资料,需 经公司接待部门领导申请,公司主管领导批准后,由专人陪同查阅,不得借 出。 3. 档案资料的借阅和复制按档案保密规定执行。借阅档案资料应在档案室 做借阅登记,对有保密要求的档案资料要有相关负责人批准的《文件资料借 阅申请单》 。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。 4. 借阅科技档案不得超过两个月;借用管理文件不得超过一个月;借用非 本部门档案不得超过两周。借阅期满后,如需继续借用时,可持所借档案到 档案室办理续借手续,仅限续借一次。对逾期不还,经催促仍拖延者,除停 止其借阅权利外,还将向其所在部门通报。 5. 凡公司员工调离公司前,应清还从档案室借阅的档案资料,由档案室在 调离手续单上签字后,方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的 员工,在离开公司前也必须清还所借档案。 七、文件和资料的更改、销毁 文件和资料的更改、 1. 已归档的非技术文件和资料如需更改,由原归档部门持《文件和资料更 改通知单》到档案室填写《文件和资料更改登记表》 ,此登记表、更改通知 单与文件共同存放,以备查询。 2. 技术文件和资料需更改时,要按《设计更改程序》及《产品图样及设计 文件更改办法》执行,填写《设计变更补充通知单》并由项目负责人或技术 负责人签字。对标准产品图纸及工艺文件的更改要有事业部总工或技术负责 人的审批,同时注明更改原因及日期。 3. 文件和资料失效或终止执行时,各部门档案员应按要求填写《终止执行 文件和资料目录》 ,到档案室备案,由档案室在文件上标明终止执行或作废 字样。 4. 对无保存价值的已失效或终止执行的文件、资料,需经原编制部门审核, 原审批部门负责人批准后,填写《技术文件和资料处置表》及《申请销毁文 件和资料目录》存档。 5. 对于需要销毁的文件、资料,由档案室定期提出申请,经公司专家委员 第 4 页 10-12-4 JT-GS-05 金自天正管理制度 17594787.doc 会鉴定后,档案室统一销毁并做销毁记录。 八、其他 本办法自公布之日起实行,解释权归公司办公室。 附件一:有关表格、清单样本 1. 《受控文件和资料清单》 2. 《档案移交(接收)登记》 3. 《文件和资料更改通知单》 4. 《文件和资料更改登记表》 5. 《设计变更补充通知单》 6. 《技术文件和资料处置表》 7. 《终止执行文件和资料目录》 8. 《申请销毁文件和资料目录》 9. 《图纸资料存档清单》 10. 《文件资料借阅申请单》 11. 《文件资料借阅单》 附件二:工程项目资料归档范围 1. 设计任务书、初步设计、设计变更通知书 2. 合同书及附件、协议、会议纪要 3. 系统原理图、施工图 4. 软件功能规格书、软件框图、程序清单、软件测试大纲、测试报告 5. 系统调试大纲、调试说明、系统操作使用说明书 6. 调试过程中的原始记录 7. 竣工图 8. 用户验收证明、验收报告、向用户提交资料的交接记录 9. 项目鉴定、获奖证书、用户感谢信 注:除 3、4、5、7 项要求同时提供软盘及书面材料外,其余均需提供材料的原 件 附件三:研发项目资料归档范围 第 5 页 10-12-4 JT-GS-05 金自天正管理制度 17594787.doc 1. 项目提案、可行性研究报告、项目任务书 2. 初步设计文档资料、详细设计文档资料 3. 测试记录、测试报告 4. 工业试验报告、开发中评报告 5. 生产准备文件、销售准备文件 6. 开发终评、产品认证 7. 鉴定、获奖证书、知识产权证书 附件四:产品生产文件资料归档范围 1. 2. 3. 4. 产品标准(国家、行业、企业) 、生产工艺文件、产品手册 产品零部件图、装配图 操作规程、守则 产品检验、测试规范 附件五:管理文件、资料归档范围 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 公司正式下发文件、规章制度 公司收文、上级批文 公司对外发文、请示 重大会议材料 公司重大决议、大事记 各部业务文档材料 公司经理办公会记录 第 6 页 10-12-4 JT-GS-05